Auf Wolke 7 mit digitaler Reisekostenabrechnung

September 2019 | Wirtschaftswoche | Unternehmertum

Auf Wolke 7 mit digitaler Reisekostenabrechnung

Circula befreit den Deutschen Mittelstand vom Papierchaos in der Buchhaltung

Mobile App von Circula
Circula / Unternehmensbeitrag

Wenn man Nikolai Skatchkov, Gründer von Circula, in seinem Büro in Berlin-Kreuzberg besucht, wird eines schnell klar: Circula ist alles andere als eine langweilige Programmierbude für die Belange von Buchhaltern. Hier entsteht Software, die das Leben vieler Menschen erleichtert und eine Menge überflüssiger und ungeliebter Arbeit erspart.


Skatchkov und Mitgründer Roman Leicht gehen ein Problem an, das alle Angestellten und Unternehmer kennen und fürchten: die Reisekosten- und Spesenabrechnung. Circula, ein junges Berliner Start-up, stellt sich dieser Herausforderung, digitalisiert den leidigen Papierkram und befördert ihn anschließend in die Cloud. Der Erfolg gibt den Berlinern Recht: Nach nur eineinhalb Jahren am Markt verarbeitet Circula inzwischen zehntausende Belege und Abrechnungen pro Monat. Zu den Kunden zählen innovative Unternehmen wie die N26 Bank, der Fitnessanbieter Urban Sports Club, der Mobilitätsanbieter Omio und die Einkommensteuer-App Taxfix.


Das internationale Team aus Softwareentwicklern, Produkt- und Marketingspezialisten hat sein Büro Anfang 2019 bezogen. Die Start-up-Atmosphäre ist zu sehen und zu spüren: Ein Kühlschrank voller Club Mate, viele Monitore, Kartons auf dem Boden und (fast) kein Papier. Wer hier arbeitet, will etwas Neues schaffen und eingefahrene Bahnen verlassen.


Der wohl wichtigste Grund für die Aufbruchstimmung bei den Gründern ist die Veränderung der Regulierung in Europa, speziell in Deutschland. „Die Neufassung der GoBD legt die Basis für die vollständige Digitalisierung im Rechnungswesen“, sagt Nikolai Skatchkov. „Bis 2019 war nicht eindeutig geregelt, ob mit dem Smartphone gescannte Belege und die digitale Archivierung in der Cloud einer Betriebsprüfung standhalten. Das ändert sich nun.“ Im August 2019 veröffentlichte die Finanzverwaltung die Neufassung der erstmals 2014 verfassten GoBD. Experten rechnen noch in diesem Herbst mit der finalen Fassung.


Für den Schritt zur digitalen Reisekosten- und Spesenabrechnung haben Unternehmen auf einiges zu achten. Laut GoBD muss die Richtigkeit, Vollständigkeit und Ordnung der Belege gewahrt werden. Zusätzlich sind Belege zeitgerecht zu erfassen, der Prozess muss für Dritte nachvollziehbar sein. Ein weiterer Punkt ist die Unveränderbarkeit der digitalisierten Belege, die revisionssichere digitale Archivierung für 10 Jahre und eine Verfahrensdokumentation. Für all das bietet Circula eine Lösung.


„Wir stehen am Anfang einer großen Welle der Digitalisierung des Finanzbereichs in Unternehmen“, so Nikolai Skatchkov. „Mit Circula reduzieren wir den Zeitaufwand pro Reisekostenabrechnung um bis zu 80 Prozent gegenüber manuellen Prozessen.“ Für die Unternehmen rechnet sich das: Gemäß einer Studie des Kölner Reiseanbieters HRS liegen die Prozesskosten für eine händisch verarbeitete Abrechnung bei rund 48 Euro.


Circula startete mit kleinen und mittleren Unternehmen als Zielkunden, öffnet sich inzwischen aber auch für größere Kunden: „Unser herausragendes Nutzererlebnis und die Erfüllung der steuerlichen Anforderungen führen dazu, dass wir auch bei Beratungsunternehmen, Mittelständlern und Konzernen auf reges Interesse stoßen.“


Achten Sie doch auf Ihrer nächsten Geschäftsreise mit Bahn oder Flugzeug auf Ihre Nachbarn: Wenn sie mit einer schicken grünen App Belege in die Cloud beamen und dann zufrieden am Kaffee nippen, wissen Sie, dass Circula soeben viel Zeit, Nerven und Geld gespart hat.

 


www.circula.com