Die Coronakrise hat die Digitalisierung in Deutschland beflügelt – kein Wunder, mussten doch innerhalb weniger Tage ganze Belegschaften aus dem Homeoffice heraus produktiv sein. Allerdings war dort die technische Ausstattung selten so komfortabel wie im Büro. Dabei ist es generell wichtig, dass Mitarbeiter auch im Homeoffice über die richtigen Werkzeuge und Systeme verfügen. Dazu zählen beispielsweise Soft- und Hardware sowie entsprechende Services wie ein VPN-Zugang oder Video-Konferenz-Lösungen – und eben auch ein Scanner, um Dokumente zu scannen und damit dem digitalen Workflow zukommen zu lassen.
Überblick über Daten und Dokumente
Ein Scanner im Homeoffice sorgt dafür, dass man selbst, aber auch die Kolleginnen und Kollegen jederzeit den Überblick über sämtliche Daten und Dokumente behalten und damit Arbeitsabläufe optimiert werden. Allerdings spielen in den eigenen vier Wänden andere Faktoren für die Auswahl der richtigen Lösung eine Rolle als im Büro. So sollte der Scanner beispielsweise einfach zu bedienen sein, wenig Platz in Anspruch nehmen und mit ansprechendem Design überzeugen. Schließlich sollen die Geräte ja zu Hause auch gut aussehen. All diese Eigenschaften erfüllt der iX1500. Wer es kleiner und portabler braucht, entscheidet sich für den iX100.
Vielseitig einsetzbar
Die ScanSnap-Serie lässt sich an die unterschiedlichsten Bedürfnisse anpassen. Der iX1500 ist sowohl für den Einzelarbeitsplatz als auch für kleine Teams konzipiert. Er ermöglicht Digitalisierung mit einfachen Mitteln und durch die automatisierte Verarbeitung der Scans eine schnelle und nachhaltige Steigerung der Produktivität. Der iX1500 unterstützt Familien genauso wie Selbstständige, Steuerberater, Personalabteilungen, die Finanzbuchhaltung oder kleine Teams in großen Unternehmen – um nur ein paar Beispiele zu nennen.
Software ist mit dabei
Der Clou an den ScanSnap-Geräten von PFU: Die gleichnamige Software ist Teil der Produktserie und lässt sich ohne weitere Lizenzgebühr über die Webseite herunterladen. Dabei ist die Software bewusst einfach und intuitiv gehalten, sodass weder für die Nutzung noch für die Installation IT-Expertenwissen notwendig ist. Durch diese Kombination aus Hard- und Software entsteht eine leistungsfähige Lösung, die alle Arbeitsschritte bei der Digitalisierung von Dokumenten im Haushalt oder in kleinen Teams perfekt unterstützt. Dazu gehört unter anderem, dass das Programm automatisch wichtige Daten erkennen und weiterverarbeiten kann. Das spart schon bei der Erfassung sehr viel Zeit. Denn bei digitalen Dokumenten steht schließlich die Nutzung der Inhalte im Vordergrund. Insofern verfügt ScanSnap Home über einfach zu bedienende, aber wirkungsvolle Funktionen, mit denen der Anwender sämtliche Dokumententypen durchsuchen und verwalten kann. Daher gibt es die Möglichkeit, direkt beim Scannen zu entscheiden, ob die Dokumente suchfähig abgespeichert werden sollen oder nicht.
Datenschutz im Blick
Das Homeoffice entbindet Unternehmen nicht davon, die Vorschriften der DSGVO in jeder Form einzuhalten. Daher bietet die ScanSnap-Software die Möglichkeit, Dokumente automatisch in entsprechend vordefinierte Ordner zu speichern. Durch eine Rechtevergabe ist sichergestellt, dass die gesetzlichen Regelungen auch in automatisierten Prozessen der Digitalisierung von Dokumenten eingehalten werden. Hinzu kommt, dass nicht jeder Benutzer des Scanners beliebige Einstellungen vornehmen darf. So lassen sich Profile definieren, mit denen jeder Benutzer über den Touchscreen Zugang zu seinen – und nur zu diesen – Bedien- und Scanoptionen erhält.
