Herr Schmeisser, vor welchen Herausforderungen steht das Vertragsmanagement heute?
Im Vertragsmanagement sind neben der Rechtsabteilung zahlreiche weitere Unternehmensbereiche und auch externe Beteiligte involviert. Daher ist nachvollziehbare, transparente Zusammenarbeit entscheidend. Zudem bedingen internationale Lieferketten meist komplexe Vereinbarungen mit produkt- und länderspezifischen Klauseln sowie Anhängen. Das neue Lieferkettengesetz steigert die Herausforderungen weiter. Darüber hinaus gilt es im Regelfall, eine enorme Menge an Verträgen zu überblicken und effizient zu managen. Diese Rahmenbedingungen sprechen für den Umstieg auf eine digitale Lösung zur Verwaltung und Steuerung des Vertragsbestandes.
Welche Vorteile bringt Ihre Software?
Fabasoft Contracts macht sämtliche Tätigkeiten und Prozesse durch den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) effizienter und reduziert gleichzeitig die Risiken. Ein smartes Tool wie Fabasoft Contracts unterstützt alle Verantwortlichen im gesamten Vertragslebenszyklus: Von der automatisierten Erstellung mit geprüften Vorlagen, Textbausteinen und Klauselmanagement bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Die KI versteht die wesentlichen Inhalte der Vereinbarungen – z. B. Vertragsart, -partner oder -fristen – und übernimmt sowohl Daten als auch Dokumente direkt in digitale Vertragsakten. Optical Character Recognition (OCR) und die intelligente semantische Volltextsuche ermöglichen es, jegliche Informationen anhand beliebiger Schlagwörter schnell zu finden. Ein guter Überblick über den Vertragsbestand ist durch die übersichtliche, benutzerspezifische Darstellung gegeben.
Wie verbessert digitales Vertragsmanagement die Abläufe und die Kooperation zwischen den Beteiligten?
Zahlreiche Features, darunter formalisierte Prüf- und Freigabeprozesse oder die digitale Signatur, unterstützen beim Handling und erleichtern die Zusammenarbeit der Vertragspartner. Vorteile ergeben sich schon bei der Erstellung bzw. Verhandlung aller Arten von Vereinbarungen: Templates für digitale Vertragsakten geben Ablagestrukturen für die Dokumente vor und enthalten dynamische, von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagen mit Textbausteinen samt Klauselbibliothek zur automatisierten Vertragsgenerierung. Das minimiert nicht nur Aufwand und Fehlerpotenzial, sondern auch die notwendigen Prüf- und Freigabeprozesse erheblich. Sämtliche betroffenen internen wie externen Akteure lassen sich rasch und unkompliziert einbeziehen. Zudem sorgt ein Eskalationsmanagement mit Stellvertreterregelung für die fristgerechte Aufgabenerledigung. Dokumentenversionen und Bearbeitungsstatus sind stets transparent. Zeitintensive informelle Prozesse, Unklarheiten hinsichtlich gültiger Unterlagen oder unsicherer Datenaustausch gehören damit der Vergangenheit an.
Für welche Betriebe bzw. Branchen lohnt sich ein digitales Vertragsmanagement?
Schon Unternehmen mit wenigen Vereinbarungen profitieren von Fabasoft Contracts. Vor allem die systemeigene digitale Signatur sowie das automatisierte Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications liefern großen Mehrwert. Die cloudbasierte Standardanwendung ist ohne aufwendige Installation sofort einsetzbar und erfüllt maximale Sicherheitsstandards. Unsere Kunden reichen vom Mittelstand bis zu global agierenden Großkonzernen. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sichert die Wettbewerbsfähigkeit in allen Branchen – das gilt vor allem für das Vertragsmanagement.
ABOUT FABASOFT
Das Produktportfolio der Fabasoft ermöglicht die Digitalisierung, Beschleunigung und Qualitätssteigerung von Geschäftsprozessen. Mit Fabasoft Contracts bietet der börsennotierte Konzern ein KI- und cloudbasiertes Software-Produkt für digitales Vertragsmanagement mit systemeigener digitaler Signatur.
