Der Begriff Personalakte ruft bei vielen wohl immer noch die Assoziation von dicken Ordnern hervor, die in endlosen Aktenregalen stehen. Denn auch im 21. Jahrhundert ist das immer noch viel zu häufig ernüchternde Realität. Diesen Zustand wollte die Augsburger PATRIZIA SE unbedingt ändern. Das Unternehmen bietet seinen Kunden seit bald 40 Jahren Investments in Immobilien und Infrastruktur. Durch die globale Organisation mit 28 Standorten auf mehreren Kontinenten und die zunehmende Internationalisierung stieg die Notwendigkeit für ein modernes HR-System, das standortübergreifend funktioniert. Doch bisher wurden die Personalunterlagen der Mitarbeiter in Papierform an verschiedenen Standorten gelagert. „Unser Prozess, um auf Akten zuzugreifen, war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch unproduktiv“, sagt Kornelia Mayr, Associate Director HR bei PATRIZIA. „Wir hatten schon lange vor, unsere Personalakten zu digitalisieren und diese Situation zu verbessern“, so Mayr.
Nahtlose Zusammenarbeit und einfache Integration mit bestehenden Systemen
Im Herbst 2021 entschied sich der Immobilien-Investmentmanager dazu, das Vorhaben endlich umzusetzen. Der Wunsch: eine digitale Personalakte, für eine nahtlose internationale Zusammenarbeit standortübergreifend einsehbar. Dazu sollte das System dahinter die Stammdaten aus dem HR-System Workday via Schnittstelle nutzbar machen können. Für Mayr stellte sich UKG HR Service Delivery dabei im Vergleich als „die optimale Lösung“ heraus. Denn mit den flexiblen Tools, die unter anderem auch die Einhaltung globaler Regularien ermöglicht, kann die Plattform die internationale Verwendung optimal abbilden. Zudem kann PATRIZIA mit UKG Smart Document Generation auf Grundlage der Personaldaten nicht nur intelligente Dokumentenvorlagen erstellen, sondern auch automatisch standardisierte Arbeitsdokumente wie etwa Vertragsänderungen oder Elternzeitbestätigungen generieren.
Ein neuer Standard in der Personalverwaltung
„Das Ergebnis entspricht genau unseren Vorstellungen“, erklärt Kornelia Mayr. Weil alle Unterlagen zentral gespeichert und verwaltet werden, lassen sich Informationen viel schneller und unkomplizierter finden. Die Zeit, die das HR-Team bisher mit Suchen und Nachfragen verbracht hat, kann jetzt für andere Aufgaben verwendet werden. Die Digitalisierung der Mitarbeiterdaten durch die UKG-Plattform ermöglicht dazu nicht nur einen einheitlichen Datenprozess und den standortübergreifenden Zugriff. Es ist auch die Basis für die HR-Prozessoptimierung, die PATRIZIA in kommenden Projekten weiter ausbaut. Unter anderem das Erstellen weiterer Vorlagen, um noch mehr Dokumente in einem einheitlichen Prozess generieren zu können. „Die Investition in ein digitales HR-System lohnt sich schnell“, betont Mayr. „Dadurch eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten, die für ein international agierendes und schnell wachsendes Unternehmen wie uns Gold wert sind. Wir sind froh, dass wir mit UKG diesen Schritt gegangen sind.“
Kontakt:
UKG – PEOPLEDOC GERMANY GMBH
Wieland Volkert, Country Manager CEU
Königstraße 26, 70173 Stuttgart
T + 49 (0) 711 273500 0
E hrsd-contact.de@ukg.com
