Noch nie waren Alternativen zum herkömmlichen Arbeitsablauf im Büro so relevant wie heute. Was sich bereits seit einiger Zeit unter dem Buzzword New Work entwickelte, wurde durch die Corona-Pandemie zum Alltag: Viele Unternehmen schicken ihre Angestellten ins Homeoffice und arbeiten (zumindest teilweise) remote. Auch Hybridlösungen, bei denen Teile des Teams im Office und andere remote arbeiten, sind an der Tagesordnung.
Damit der Umstieg dauerhaft gelingt und auch langfristig in verteilten Teams effizient zusammengearbeitet werden kann, müssen die richtige Infrastruktur und passende Projektmanagement-Tools vorhanden sein. Ist das der Fall, ist die digitale Zusammenarbeit meist gar kein Problem. Insbesondere in Branchen, in denen ohnehin die meiste Zeit am PC gearbeitet wird.
Unproduktiv im Homeoffice? Im Gegenteil!
Im Prinzip könnten rund 30 Prozent der Beschäftigten in Deutschland von zuhause aus arbeiten und würden dies auch gern tun. Das belegt eine Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW). In der Praxis arbeiteten vor der Corona-Krise aber nur 12 Prozent der Arbeitnehmer tatsächlich aus dem Homeoffice. Und das, obwohl ihre Arbeit problemlos aus dem heimischen Büro verrichtet werden könnte. Woran liegt das? Das DIW geht davon aus, dass es vorrangig Arbeitgeber sind, die den Schritt in Richtung neue Arbeitsmodelle scheuen, da der Gedanke an das Arbeiten von zuhause häufig mit mehr Ablenkungen und weniger Leistung verbunden wird.
Dabei wurde bereits belegt, dass diese Sorge unbegründet ist: Die Stanford University hat herausgefunden, dass Remote Work die Produktivität von Mitarbeitern steigert. Die Studienergebnisse belegen, dass Mitarbeiter im Homeoffice seltener krank werden, zufriedener sind und bis zu 13 Prozent produktiver arbeiten. Auch eine Studie unter Usern des Projektmanagement-Tools awork hat gezeigt, dass die Produktivität im Homeoffice nicht leidet. 28 Prozent der befragten awork User gaben an, im Homeoffice sogar produktiver zu arbeiten. Es lohnt sich also, dauerhaft Abstand von festen Arbeitszeiten und vorgeschriebenen Handlungsabläufen zu nehmen – den coronabedingten Wandel nicht als notwendiges Übel, sondern als Chance für neue und bessere Methoden zu betrachten, lautet die Devise.
So gelingt der Schritt zum Digital Workplace
Damit verteiltes Arbeiten funktioniert, muss neben der offenen Einstellung zu neuen Methoden vor allem eines stimmen: die Infrastruktur. In einer Analyse zahlreicher Unternehmen, die das Arbeiten im Homeoffice bereits etabliert haben, entpuppten sich einige Tools als unerlässlich. Dazu gehören: ein Tool zum Chatten im Team, die technische Möglichkeit zur Videokonferenz, eine Lösung zum Austausch von Daten und ein Tool zur Koordination von Aufgaben und Projekten.
Ein solches Projektmanagement-Tool ist beispielsweise awork, die erste deutsche DSGVO-konforme Alternative. Hier kommen alle To-Dos, Deadlines und erfassten Zeiten zusammen – mobil oder in der Web-App. Auch die Abstimmung zu Projekten und Aufgaben kann in awork abgebildet werden. Über ein Chatfenster direkt unter der jeweiligen Aufgabe können Dateien beigefügt, Arbeitsschritte kommentiert und Verantwortliche benachrichtigt werden. Die projektübergreifende Planung von Kapazitäten und Teammitgliedern runden das Angebot ab.
Ein weiterer Pluspunkt: awork ist einfach zu nutzen und schnell im Team eingeführt. Damit bietet das Tool alle wichtigen Funktionen, um mit einem verteilten Team schnell produktiver zu arbeiten.
Das richtige Setup ist noch nicht alles
Doch mit dem passenden Tool-Stack allein ist die Arbeit nicht getan. Ebenso wichtig sind Vorbilder im Unternehmen, die den übergreifenden Sinn hinter den Tools vermitteln, mit Vorurteilen aufräumen und Unsicherheiten gegenüber verteiltem Arbeiten abbauen. Entscheidend für den Erfolg ist am Ende die gelebte Unternehmenskultur.
