Weg vom Papier

März 2021 | Capital | Unternehmertum

Weg vom Papier

Circula bietet eine Software zur digitalen Abrechnung von Mitarbeiterauslagen an. Ein Gespräch mit Mit-Gründer und CEO Nikolai Skatchkov über die Digitalisierung der Buchhaltung.

Nikolai Skatchkov Mit-Gründer und CEO von Circula
Circula / Beitrag

Herr Skatchkov, Sie haben es sich zur Aufgabe gemacht, Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren. Welchen Herausforderungen müssen Sie sich da stellen?
Unsere Software digitalisiert die Prozesse rund um Spesen und die Reisekostenabrechnung, ein wichtiger und zeitaufwendiger Bereich, der aber dennoch ein Randbereich der Buchhaltung ist und oft händisch abläuft. Große Unternehmen sind in der Regel gut aufgestellt, was die Digitalisierung der Hauptprozesse angeht, aber sie haben Schwierigkeiten, für solche Randbereiche neue Applikationen zu etablieren. Bei unserer Zielgruppe, Mittelständler und junge Unternehmen, wiederum fehlt für solche Randbereiche oft schlicht die Zeit. Die Buchhaltung ist oft an den Steuerberater ausgelagert, der dann diese Bereiche mit übernimmt, was aber dennoch aufwendige Vorarbeit auf Seiten der Unternehmen bedeutet. Mittlerweile hat hier aber ein Umdenken stattgefunden. Zum einen ist die Akzeptanz für cloudbasierte Lösungen vorhanden, solange klar ist, wo die Daten abgelegt werden. Für unsere Kunden ist es ein wichtiges Argument, dass unsere Server in Deutschland stehen. Und gerade junge Unternehmen sind es gewöhnt, für verschiedene Herausforderungen verschiedene Lösungen einzusetzen, die gut zusammenarbeiten. Sie erwarten also von uns nicht, dass wir ihnen alle Prozesse abnehmen, sondern suchen bewusst für einzelne Prozesse den jeweils besten Anbieter.

 

Man könnte also von einem Ökosystem von Anwendungen in der Buchhaltung sprechen. Welche Rolle spielen Sie in diesem System?
Unser Kernangebot ist eine Software, die künstliche Intelligenz nutzt und die Reisekostenabrechnungen damit digitalisiert sowie automatisiert und mit anderen Buchhaltungs- und Unternehmensprozessen verbindet. Belege zum Beispiel können über die App gescannt und per OCR erkannt werden, Reisedaten und Flugbuchungen werden automatisch übernommen. Statt Hunderte von Einzelbelegen händisch und fehleranfällig prüfen zu müssen und Abrechnungsvorgänge anzustoßen, können die Mitarbeiter der Buchhaltung sich anderen Aufgaben widmen. Wir werden deshalb von Kunden oft gefragt, ob wir auch andere Prozesse digitalisieren können, etwa die Überprüfung von Eingangsrechnungen. Das tun wir nicht, damit wir einen vollen Fokus auf unsere Kernexpertise haben. Stattdessen setzen wir auf ein Netzwerk von Partnern und deren Angeboten, die wir empfehlen. Wir kümmern uns dabei um die datentechnischen Schnittstellen innerhalb des Partnernetzwerkes und sorgen für den reibungslosen Datenfluss. Ein schönes Beispiel ist unsere Partnerschaft mit dem IT- und Softwarehaus DATEV, welches uns seinen Kunden empfiehlt und selbst bei seiner Kernkompetenz bleibt.


Was bedeutet Corona für die Digitalisierung von Unternehmensprozessen?
Immer mehr physische Vorgänge werden digitalisiert: Auch kleinere Unternehmen können zum Beispiel nicht mehr mit Excellisten aus der Personalabteilung arbeiten, um zu ihren Mitarbeitern Kontakt zu halten. Kollaborationslösungen und Plattformangebote zum Datenaustausch werden deshalb immer wichtiger – es geht ja nicht nur darum, Videokonferenzen zu führen. Die bisherige Entwicklung zeigt für alle Bereiche, dass digitale und dezentrale Lösungen wichtiger geworden sind und auch weiterhin an Bedeutung gewinnen werden. Von Zuhause aus kann die Buchhaltung ja schlecht Belege prüfen. Da bieten sich digitale Lösungen an, die weg vom Papier führen und im Homeoffice nutzbar sind.


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