Digitalisierung schafft Überblick – so weit, so gut. Aber wie sollen kleine und mittelständische Unternehmen einen besseren Überblick über ihr Business gewinnen oder behalten? Eine Möglichkeit sind so genannte ERP-Systeme. Die Abkürzung steht für Enterprise Resource Planning, eine Software zur Ressourcenplanung eines Unternehmens.
Damit können sich Unternehmen aus dem Dilemma befreien, immer mehr Daten zu sammeln und Prozesse zu generieren, die verwaltet werden müssen. Weil klassische Tabellen die stetig wachsenden Datenmengen meist nicht mehr ordentlich abbilden und das Risiko von Fehlern erhöhen, wurden schon in die 1970er Jahren ERP-Systeme entwickelt. Sie betrafen vor allem den Einkauf und die Produktion, bald auch weitere Unternehmensbereiche. Ab den 1990er Jahren entstand das, was wir heute als „Enterprise Resource Planning“ bezeichnen: eine Unternehmenssoftware, die viele Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten zentral abbildet und vernetzt. Waren ERP-Systeme ursprünglich vor allem in großen Unternehmen und Konzernen im Einsatz, weil sie teuer und aufwändig waren, nutzen heute auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) solch eine Software. Seit den 2000er Jahren sind vor allem Cloud-basierte Lösungen wie „ERP as a Service“ für den Mittelstand interessant, denn sie funktionieren plattformunabhängig und sind leicht skalierbar.
Eine Fülle von Lösungen auf dem Markt
Grundsätzlich gilt: ERP-Systeme sind für KMU dann besonders gut geeignet, wenn viele Daten mit anderen externen Systemen, zum Beispiel mit Lieferanten oder Versanddienstleistern, ausgetauscht werden müssen. Auch Unternehmen, die umstrukturieren wollen oder sich in der Wachstumsphase befinden, können durch eine ERP-Software selbst bei rasantem Wandel den Überblick behalten und rasch auf den Markt reagieren.
Allerdings ist es für kleinere Betriebe und Start-ups oft nicht einfach, das richtige ERP-System zu finden, denn der Markt ist groß: Allein in Deutschland werden mittlerweile mehr als 300 verschiedene Systeme angeboten – von großen Software-Häusern genauso wie von kleinen Start-ups mit Lösungen für eine bestimmte Branche.
Natürlich spielt der Preis eine große Rolle – ist aber nicht allein entscheidend. Wichtig ist die Skalierbarkeit. So kann die Basis-Software durch neue Module und branchenspezifische Funktionen erweitert und auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden.
Außerdem sollten Module und Bausteine möglichst einfach zu implementieren sein und nicht nur in bestehende Systeme integriert werden können, sondern auch mit anderen Systemen von Zulieferern oder Kunden kompatibel sein. Und schließlich ist die Benutzerfreundlichkeit entscheidend dafür, ob die Mitarbeiter mit dem System so arbeiten, wie es notwendig ist. Dazu gehört die Qualität der Interfaces und der Menüstrukturen. Denn wenn niemand mit dem ERP wirklich vertraut wird, dann kann man sich den oft beträchtlichen Aufwand sparen.
