Viele Unternehmen kennen das Dilemma: Einfache Anfragen an die Personalabteilung ziehen großen Arbeitsaufwand nach sich. Der Grund: Informationen zu Mitarbeitern sind nicht zentral verfügbar. Meist liegen sie in mehreren Aktenordnern und an verschiedenen Speicherplätzen. Deshalb müssen die Daten erst mühsam zusammengesucht werden.
Zudem nutzen mittelständische Firmen oft unterschiedliche Anwendungen für einzelne HR-Aufgaben. So erledigen sie beispielsweise die Lohnabrechnung mit einer anderen Software als die Personalverwaltung. Schnittstellen zwischen den Programmen fehlen häufig. Im besten Fall ist das „nur“ ärgerlich und zeitaufwendig, weil Informationen doppelt und dreifach gepflegt werden müssen. Im schlimmsten Fall verstößt das Unternehmen bei der Speicherung nichtsahnend gegen das Datenschutzgesetz – und das wird künftig mit empfindlichen Bußgeldern geahndet.
Mittelständler haben somit nicht nur ein organisatorisches, sondern auch ein geschäftliches Interesse an der umfassenden Digitalisierung ihres Personalwesens. Die Vorteile von HR mit Bits und Bytes erläutert Alexander Koschier, Bereichsleiter Marketing & Sales bei der Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG.
Herr Koschier, warum sollten kleine und mittlere Unternehmen über eine integrierte HR-Software nachdenken?
Zum einen können sie damit die Datenschutzanforderungen leichter erfüllen. Zum Beispiel hat jeder das Recht zu erfahren, welche Daten über ihn gesammelt werden – auch die eigenen Mitarbeiter. Sind alle Daten zentral in einer Software gespeichert, erfüllen Arbeitgeber ihre Informationspflicht schnell und verlässlich.
Zum anderen sorgt eine integrierte Lösung dafür, dass die Personalabteilung weniger Verwaltungsaufwand hat. Das schafft Raum für gestaltende und strategische Aufgaben. Denn die Arbeitswelt verändert sich und die Notwendigkeit zu mehr Flexibilität stellt das Personalwesen vor neue Herausforderungen.
Geht es dabei um neue Arbeitszeitmodelle?
Genau. Arbeit flexibel gestalten und einsetzen zu können – das wird zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor in der digitalen Wirtschaft. Das ist nicht nur für Mitarbeiter der sogenannten Generation Y interessant, sondern auch für die Firmen selbst. Deshalb ermöglichen viele Mittelständler zum Beispiel das Führen von Arbeitszeitkonten oder Homeoffice-Tage für die Angestellten.
Ein weiterer Aspekt ist, dass wir heutzutage viel mobiler arbeiten, oft auch in verteilten Teams. Damit das rund läuft, brauchen Führungskräfte den kompletten Überblick über die Personalsituation.
Und welche Vorteile bietet hier eine integrierte Lösung?
Alle wichtigen Infos und Funktionen sind in einem System verfügbar. Über Cloud-Anwendungen können die Mitarbeiter sogar unterwegs oder von anderen Standorten darauf zugreifen.
Ein einfaches Beispiel: Mit Agenda Personalwesen erledigen Firmen die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung online. Über das Personal-Portal haben Führungskräfte jederzeit im Blick, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt verfügbar sind.
Wo stehen kleine und mittlere Unternehmen aktuell bei der Digitalisierung ihres Personalwesens?
Viele setzen den Fokus auf die Digitalisierung des Kerngeschäfts, also beispielsweise der Fertigung. Das ist absolut verständlich. Dennoch glauben wir, dass Firmen diesen Wandel mit der Modernisierung ihrer internen Prozesse begleiten sollten. Denn damit vereinfachen sie Standardaufgaben und gewinnen Kapazitäten, die sie an anderer Stelle nutzen können – etwa um ein Personalwesen zu gestalten, das fit ist für den Wandel der Arbeitswelt.
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Alexander Koschier, Bereichsleiter Marketing & Sales, Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
