Herr Weick, Compliance wird für Unternehmen immer wichtiger. Welche Themen stehen hier derzeit im Fokus?
Die Compliance-Verantwortlichen, die für die Einhaltung von Regeln und Gesetzen für eine gute Unternehmensführung verantwortlich sind, bereiten sich derzeit mit Hochdruck auf die Einführung von zwei neuen Gesetzen vor. Neben dem Hinweisgeberschutzgesetz steht hier besonders das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) im Fokus. Dieses verpflichtet ab Januar 2023 Unternehmen ab 3000 Mitarbeitenden, die Einhaltung der Menschenrechte und internationaler Umweltstandards innerhalb ihrer Lieferketten sicherzustellen. Zwar haben kleinere Unternehmen ab 1000 Mitarbeitenden noch eine Schonfrist bis 2024, um die Anforderungen zu erfüllen. Allerdings müssen diese und kleinere Zulieferer damit rechnen, von ihren Kunden zur Überprüfung der Lieferketten verpflichtet zu werden.
Was bedeutet das in der Praxis?
Das Lieferkettengesetz verlangt von den Unternehmen, dass sie gewisse Standards zu Menschen- und Umweltrechten einhalten und transparent über ihre Wertschöpfungsketten informieren. Das erfordert ein kontinuierliches und nachvollziehbares Risiko-Assessment, um wirkungsvolle Präventions- und Abhilfemaßnahmen zu ergreifen. Eines der wichtigsten Werkzeuge für Compliance-Verantwortliche ist dabei ein Hinweisgeber-
system, das auch zu den zentralen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes gehört. Dieses tritt voraussichtlich ebenfalls Anfang kommenden Jahres in Deutschland in Kraft und gilt zunächst für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden, Ende 2023 dann auch für Gesellschaften ab 50 Beschäftigten.
Das hört sich nach erheblichem Aufwand an!
In der Tat erfordert es nicht nur zahlreiche Ressourcen, diese Anforderungen zu erfüllen, sondern auch umfassendes Know-how. Deshalb ist es für viele Unternehmen sinnvoll, auf ganzheitliche Lösungen zu setzen, die diese Prozesse digital abbilden. Das ist besonders wichtig, da Verstöße gegen diese Gesetze nicht nur mit empfindlichen Bußgeldern, sondern auch mit einem erheblichen Reputationsverlust einhergehen, vom
finanziellen Schaden für das Unternehmen ganz zu schweigen.
Sie bieten digitale Lösungen an. Wie sieht das im Detail aus?
Unser EQS Compliance Cockpit ist eine Plattform, die die komplexen Workflows automatisiert. Im Mittelpunkt steht die EQS Integrity Line, ein Hinweisgebersystem, das die Anforderungen aus beiden neuen Gesetzen erfüllt: ein internes Meldesystem für Hinweisgebende wie auch ein Beschwerdesystem für die Überprüfung der Lieferkette. Mitarbeitende oder Dritte können Hinweise auf Verstöße anonym und verschlüsselt abgeben. Das System ermöglicht außerdem eine geschützte Kommunikation mit den Personen, die Missstände gemeldet haben. Jeder Schritt des Verfahrens wird DSGVO-konform und revisionssicher dokumentiert. Unternehmen kommen so nicht nur ihren gesetzlichen Verpflichtungen nach, sondern schaffen auch Vertrauen gegenüber ihren Mitarbeitenden und Geschäftspartnern – das kann sich letztendlich als großer Wettbewerbsvorteil erweisen.
Welche weiteren Funktionalitäten beinhaltet die Plattform?
Unseren Kunden stehen außerdem Tools zur Verfügung für die Genehmigungsprozesse von Geschenken und Einladungen, eine flexible Geschäftspartnerprüfung oder ein effizientes Risikomanagement. Das Cockpit unterstützt etwa das Erfassen und Bewerten der LkSG-relevanten Risiken und ist damit ein wirkungsvolles Frühwarnsystem. Aber auch das Richtlinienmanagement und die Insiderverwaltung können mit der Plattform weitgehend automatisiert werden.
www.eqs.com/de/compliance-plattform
