Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) gilt als Kernbestandteil nachhaltiger Personalpolitik – doch viele Unternehmen kämpfen mit ihrer eigenen bAV-Struktur. In den vergangenen Jahren wurden Personalbereiche verschlankt, Prozesse zusammengelegt und Verantwortlichkeiten neu verteilt. Gerade dort, wo Stellen abgebaut wurden, klaffen heute Lücken: jahrzehntealte Versorgungsordnungen liegen in Ordnern, Absprachen existieren nur in E-Mails und Excel-Tabellen sind zur einzigen Quelle geworden, wenn es um Rentenansprüche geht. Fehler entstehen schnell – und nicht selten wird erst im Prüfungsfall sichtbar, dass Berechnungen falsch, Nachweise unvollständig oder Anpassungen nie dokumentiert wurden.
Mit Blick auf Haftungsrisiken ist das brisant. Arbeitgeber müssen garantieren, dass Zusagen korrekt umgesetzt werden. Wenn aber Personalwechsel, Zeitdruck oder historisch gewachsene Sonderfälle zusammentreffen, geraten selbst gut organisierte Teams an Grenzen. „Die meisten Fehler entstehen nicht aus Fahrlässigkeit, sondern aus der schieren Komplexität“, sagt Christoph Leser, Geschäftsführer der Penzilla GmbH. „bAV-Strukturen wachsen über die Jahre an und werden durch unterschiedliche Verträge und Versorgungsordnungen immer komplexer. Ohne den Einsatz von KI und Automatisierung ist das gar nicht haftungssicher zu managen.“
WIE DIGITALISIERUNG DIE BAV BELASTBARER MACHT
Penzilla setzt genau dort an: Die Plattform bildet jede Versorgungsordnung digital ab, gleicht Daten automatisch mit bestehenden HR-Systemen ab und führt Änderungen über Schnittstellen direkt in die Lohnbuchhaltung. Wo bisher manuelle Listen geführt wurden, laufen nun standardisierte Prozesse – nachprüfbar und revisionssicher. Das entlastet nicht nur HR, sondern verhindert typische Fehlerquellen: falsch übermittelte Beitragssätze, fehlende Dokumente oder übersehene Anpassungen, die später zu finanziellen Ansprüchen führen können. Besonders in Unternehmen, die sich gerade neu aufstellen, spielt dieser Aspekt eine wichtige Rolle. Wenn Teams wechseln oder Verantwortlichkeiten zusammengelegt werden, sollten zentrale Prozesse stabil bleiben. Automatisierte bAV-Verwaltung ist deshalb weniger Komfortfunktion als Risikobegrenzung. Mit jeder sauber dokumentierten Änderung, jedem automatisch erzeugten Vorgang sinkt die Gefahr, dass Zusagen fehlerhaft umgesetzt werden.
NEUE TRANSPARENZ FÜR MITARBEITENDE – UND FÜR HR
Ein weiterer Faktor: In vielen Firmen blieb die bAV lange ein „Black Box“-Thema. Mitarbeitende wussten zwar, dass es eine Zusage gibt, hatten aber kaum Einblick in Berechnung oder Entwicklung. Digitale Zugänge verändern das. Wer seine Vorsorge nachvollziehen kann, ordnet den Wert anders ein – gerade in Zeiten, in denen Sicherheit ein zentrales Thema am Arbeitsmarkt geworden ist.
Penzilla schafft dafür eine gemeinsame Plattform, auf der HR, Lohnbuchhaltung, Berater und Mitarbeitende zusammenlaufen. Anfragen werden dokumentiert, Versorgungsstände transparent, Prozesse nachvollziehbar. „Wir haben unsere Software aus der Perspektive der HR-Verantwortlichen heraus entwickelt“, sagt Leser. „Was vorher über ihren Schreibtisch ging, das erledigt jetzt die KI. Dadurch hat HR wieder Kapazitäten für die strategisch wichtigen Themen.“
FAZIT:
Während Fachkräfte knapper werden, steigt der Druck auf Unternehmen, Benefits nachvollziehbar zu gestalten. Eine sauber organisierte bAV ist nicht nur ein gesetzlicher Auftrag, sondern zunehmend ein Qualitätsmerkmal – besonders für Mitarbeitende, die Stabilität suchen. Digitalisierung kann hier den Unterschied machen: weniger Risiko, mehr Transparenz, mehr Vertrauen.
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