Es ist eine logische, wenn auch nicht immer angenehme Konsequenz: Wer Rechnungen schreibt, wird mahnen müssen. Und das kostet Zeit und Nerven – vor allem, wenn es sich um einen manuellen Vorgang handelt, für den unterschiedliche Systeme zur Weiterverarbeitung benötigt werden. Gleichzeitig ist ein effizienter Mahnprozess äußerst wichtig, da er die Liquidität im Unternehmen sichert und einen Überblick über offene Posten verschafft. Genau hier setzt die neue Software-Lösung für Rechnungsverwaltung und Mahnwesen von Bilendo an – da, wo es normalerweise hakt. „Wir sind mit der Idee gestartet, eine Software für ein besseres Mahnwesen zu entwickeln, die die Liquidität im Unternehmen steigert und den Aufwand um bis zu 90 Prozent reduziert“ , erklärt Florian Kappert, einer der Gründer und Geschäftsführer der Bilendo GmbH.
Die Umsetzung dieser Idee ist geglückt. Mittlerweile ist Bilendo der erste B2B Software-as-a-Service-Anbieter, der es schafft, die Liquidität im Unternehmen mittels Automatisierung des gesamten Mahnwesens zu optimieren. Dabei kann die Software-Lösung ganz einfach in die existierende Softwarelandschaft implementiert werden und ist mit allen gängigen Systemen kompatibel. Die Vorteile für Kunden liegen für Gründer Kappert auf der Hand: „Egal, ob Kleinunternehmen oder Mittelständler – mit Bilendo sparen Unternehmen Zeit und schaffen neue Ressourcen.“ Gleichzeitig führe ein professionelles und stetiges Mahnwesen zu der bereits angesprochenen Liquiditätssteigerung und würde auch die Kosten in der Debitorenbuchhaltung optimieren. Die Professionalisierung des Mahnwesens hat aber noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Wer modern und automatisiert mahnt, kommuniziert auch gegenüber den Kunden klar und unaufgeregt, was sich am Ende des Tages ebenfalls auszahlt.
Die Software-Lösung von Bilendo ist so einfach, transparent und schlank, wie Kunden es benötigen. „Ganz egal, ob Sie fünf oder 25.000 Rechnungen im Monat versenden, die Finanzbuchhaltung selber machen oder Ihr Steuerberater das für Sie erledigt, Bilendo optimiert den Mahnprozess in jedem Unternehmen“, sagt Kappert. Dafür werden zunächst die Rechnungen in Bilendo importiert. Hierfür müssen die Unternehmer lediglich ihre Rechnungen im PDF-Format zur Verfügung stellen oder aber die Unternehmenssoftware mit Bilendo verbinden, sodass die Rechnungen aus der IT heraus automatisch importiert werden. In einem zweiten Schritt werden die Zahlungen importiert – etwa aus dem ERP-System oder direkt aus der Finanzbuchhaltung. So können Unternehmer die offenen Posten verwalten, während sich Bilendo um das Mahnwesen kümmert. Eine weitere Möglichkeit, die Bilendo bietet: Firmenkonten können mit Bilendo synchronisiert werden, so dass alle eingehenden debitorischen Zahlungen mit den offenen Rechnungen abgeglichen werden können. In diesem Fall verwaltet Bilendo neben dem Mahnwesen auch die offenen Posten. „Durch die tagesaktuellen Daten sind wir in der Lage, das Mahnwesen im Unternehmen vollständig zu automatisieren“, bringt es Kappert auf den Punkt. Und bei Härtefällen kann der Prozess auf Wunsch an den Inkasso-Partner von Bilendo abgetreten werden.
Bei einer solch engen Zusammenarbeit ist das Thema Datensicherheit natürlich wichtig, weiß auch Firmengründer Kappert: „Wir verarbeiten und speichern Daten ausschließlich in einem deutschen Rechenzentrum, das die strengen deutschen Anforderungen an den Datenschutz ebenso erfüllt wie Bilendo selbst. Die Datenübertragung erfolgt über eine im Banken-Umfeld übliche SSL-Verbindung. Das bedeutet, dass alle Informationen verschlüsselt und sicher übertragen werden.“
www.bilendo.de
Florian Kappert; Gründer und Geschäftsführer; Bilendo GmbH