Mit KI können die Einkaufsabteilungen gewaltige Optimierungspotenziale heben. Entscheidend dafür ist das „Gewusst wie“.
In einer wachsenden Bibliothek hat apsolut, führender SAP-Partner im Bereich Procurement, bereits 80 spezifische KI-Anwendungsfälle im Einkauf gelistet. Sie reichen von der Automatisierung von Routineaufgaben über Datenanalysen für Risiko- und Vertragsmanagement bis hin zu Lieferantenbewertungen. Hinzu kommen Use Cases für präzise Bedarfs- und Preisentwicklungsprognosen, für die Lieferantenentwicklung und komplexe Verhandlungsstrategien. Wie die Praxis zeigt, können intelligente Einkaufstools jede Menge Zeit und Geld sparen, Fehler und Risiken verringern sowie Entscheidungsfindungen verbessern. Die Einkäufer sind in der Lage, sich verstärkt auf strategische Aufgaben zu fokussieren.
FEHLENDE INHOUSE-EXPERTISE BREMST
Trotzdem steckt der KI-Einsatz in der Beschaffung noch in den Kinderschuhen. Vielen Unternehmen fehlt es an Inhouse-Expertise und Personalkapazitäten, um geeignete Tools auszuwählen und in die IT-Landschaft zu integrieren. Da eine Besserung nicht in Sicht ist, sollten die Verantwortlichen nicht länger zögern und einer KI-Strategie folgen, die apsolut speziell für SAP-basierte Einkaufsorganisationen entwickelt hat. Diese beginnt bei der Analyse der operativen (Request-to-Order) und strategischen (Source-to-Contract) Einkaufsprozesse auf die Möglichkeit hin, einzelne Prozessschritte durch intelligente Tools zu optimieren.
Ob sich der KI-Einsatz dann tatsächlich amortisiert, wird durch eine Kosten-Nutzen-Analyse ermittelt, die im Rahmen eines Proof of Concepts (PoC) anhand vordefinierter Ziele und KPIs erfolgt. Dabei stellt apsolut den Kunden die zu testenden KI-Tools per App zur Verfügung, die – ohne in die SAP-Einkaufssysteme eingebunden werden zu müssen – in kurzer Zeit für ausgewählte Bedarfe einsetzbar sind und belastbare Ergebnisse liefern.
KI-ASSISTENTEN AUF DEM PRÜFSTAND
Ein Beispiel dafür ist apsolut Negotiation Bot, der Large Language Models (LLM) nutzt, um das Einsparpotenzial von Tail-Spend-Bestellungen zu optimieren. Aufgrund des geringen Werts dieser Bestellungen erscheint es den meisten Unternehmen als nicht sinnvoll, eigene Mitarbeiter für die Verhandlungen einzusetzen – obwohl das Gesamtvolumen beträchtlich kumulieren kann. Wird durch den PoC belegt, dass der apsolut-Verhandlungsbot mindestens drei Prozent Kosteneinsparungen beim Tail Spend ermöglicht, lohnt sich der einkaufsweite Roll-out.
Beim apsolut Procurement Bot, der die Bestellung indirekter Materialien unterstützt, kommt es hingegen auf das Anfragevolumen in einem Unternehmen an. Dabei handelt es sich um einen virtuellen KI-Assistenten, der den Anforderern in einer Chatumgebung, wie Microsoft Teams, einen intuitiven Auswahl- und Bestellprozess zur Verfügung stellt und gezielt nach den gewünschten Materialien fragt. Anschließend wird in den SAP-Einkaufssystemen automatisch eine Katalog- oder Freitextbestellung oder Bestellanforderung angelegt.
NAHTLOS IN SAP-SYSTEME INTEGRIERBAR
Mit apsolut steht den SAP-basierten Einkaufsorganisationen ein Partner zur Seite, der – auch in Zusammenarbeit mit anderen Anbietern – intelligente Einkaufstools entwickelt, die auf der SAP Business Technology Platform (BTP) aufbauen. Sie sind damit nahtlos in die vorhandene SAP-Landschaft integrierbar – ob SAP ECC, SAP S/4HANA oder SAP Ariba. Nach gezielter Auswahl und erfolgreichem PoC sorgt apsolut auch für die reibungslose Implementierung.
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