Hoheit über vertrauliche Dokumente zurückerobern

Juli 2016 | Wirtschaftswoche | Innovation & Digitalisierung

Hoheit über vertrauliche Dokumente zurückerobern

Beitrag von Drooms AG

Jan Hoffmeister; Geschäftsführer; Drooms AG; Schweiz
Drooms AG / Unternehmensbeitrag

Herr Hoffmeister, ist die Digitalisierung bereits bis auf die Managementebene vorgedrungen?


Auf strategischer Ebene sicherlich. Hier kann sich kaum jemand der fortschreitenden Digitalisierung entziehen. Wenn es um Daten und Informationen außerhalb der Kernprozesse eines Unternehmens geht, leider noch nicht immer. Obwohl auch die Problematik hinreichend bekannt ist.

Von welcher Problematik sprechen Sie?


Vertrauliche, ausschließlich für die Geschäftsführung bestimmte Informationen und Daten wurden früher in Aktenschränken verschlossen und von einer Sekretärin verwaltet. Heute sind auch diese Daten digital und damit nicht selten beispielsweise auch für die IT zugänglich. Kurz: Viele Unternehmen haben ihre digitalisierten Dokumente nicht mehr unter Kontrolle.

Gibt es denn Lösungen, sie unter Kontrolle zu bringen?


Eindeutig. Wir bieten Kunden beispielsweise mit unserer Secure-Cloud-Plattform – mit datenschutzkonformen Servern in Deutschland und der Schweiz – sogar eine ganz praktische Lösung an. Alles was es braucht, ist ein Zugang, um verschlüsselte Daten auf unseren Servern abzulegen. Anschließend können Sie Kollegen aus der Geschäftsführung einladen und ihnen individuelle Rechte zuweisen – ganz ohne die hausinterne IT.  

Damit kann nachvollzogen werden, wer zuletzt welches Dokument gesehen oder gedruckt hat?


Genau. Auch Compliance-Issues, etwa bei Kommunikationspflichten, lassen sich so lückenlos dokumentieren. Außerdem haben immer alle Kollegen wirklich auch Zugriff auf Original-Dokumente oder den aktuellsten Stand. In einer Vorstands- oder Aufsichtsratssitzung haben die Anwesenden dann alles auf ihrem iPad statt in dicken Aktenordnern parat.


Und Sie schließen eine Sicherheitslücke.


Absolut. Studien zeigen, dass gerade beim Thema Datensicherheit die größte Gefahr von Insidern und nicht von externen Hackern ausgeht.

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