E-Mail-Archivierung leicht gemacht

Oktober 2016 | Handelsblatt | Zukunft Deutschland

E-Mail-Archivierung leicht gemacht

Seit Januar 2015 gilt für alle Unternehmen in Deutschland eine Archivierungspflicht für E-Mails. Mit der richtigen Software kein Problem – sie löst die Archivierungspflicht vollautomatisch.

Martin Raab; Leiter IT-Infrastruktur, iWelt AG
iWelt AG / Unternehmensbeitrag

Herr Raab, wofür brauche ich als Unternehmer eine E-Mail-Archivierung?
Sie ist in erster Linie notwendig, um der Archivierungspflicht nachzukommen, die in Deutschland besteht. Ein Backup oder simple Ausdrucke der E-Mail-Korrespondenz reichen hierfür nicht. Eine E-Mail-Archivierung bietet viele weitere Vorteile, auf die Sie – einmal erlebt – nicht mehr verzichten möchten.

Wissen das die Unternehmen?
Die Archivierungspflicht ist recht neu, weshalb sie noch nicht überall wirklich konsequent umgesetzt wird. Unternehmen tun aber ein Gutes daran, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, denn mit einer guten Archivierungssoftware kommen sie auch wesentlich schneller an Informationen.

Mit Ihrer iStore.email-Lösung beispielsweise?
Bei unserem Produkt iStore.email wird großer Wert auf die Suchfunk-tion gelegt. Wer in seinem E-Mail-Postfach schon einmal die Volltextsuche ausprobiert hat, weiß, dass es hier Optimierungsbedarf gibt. Bei uns ist die Suche so einfach wie bei Google. Sie können beispielsweise auch den Suchzeitraum eingrenzen oder Suchkriterien wie Anhangstypen angeben und kommen so insgesamt deutlich schneller an die benötigten Informationen wie Angebote, Präsentationen oder Rechnungen.  

Muss ich die Archivierung manuell in Gang setzen?
Nein, mit iStore.email läuft die Archivierung automatisch, ist quasi dem Ein- und Ausgang vorgeschaltet. Das macht es für die Nutzer nicht nur einfacher, sie kommen damit auch den gesetzlichen Verpflichtungen nach. Diese schreiben eine manipulationsfreie Archivierung vor. E-Mails dür-fen nachträglich nicht verändert werden.

Und wie steht es mit privater oder vertraulicher Korrespondenz?
Grundsätzlich werden bei unserer Lösung alle E-Mails betrieblicher Konten archiviert. Der Datenschutz ist aber selbstverständlich gewährleistet, denn außer dem Benutzer selbst, darf in der Regel nur in einem Mehr-Augen-Prinzip, das etwa die Zustimmung eines Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrats voraussetzt, darauf zugegriffen werden. Zudem können im Vorfeld Postfächer definiert werden, die nicht archiviert werden sollen – etwa der Bewerber-Eingang oder das Betriebsrat-Postfach. Außerdem lassen sich auch Spam und Viren-E-Mails vorher aussortieren.

Vielen Firmen ist der Server-Standort und damit der ihrer Daten wichtig, wie sehen Sie das?
Wir betreiben unser Produkt ausschließlich in unseren eigenen Rechenzentren in Eibelstadt bei Würzburg, die wir nach ISO / IEC 27001 haben zertifizieren lassen. Bei uns bekommen also auch kleine und mittelständische Unternehmen eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, ihrer Archivierungspflicht nachzukommen. Außerdem ist sie sicher und entspricht dem strengen deutschen Datenschutz.

www.iwelt.de/archiv
Kontakt Martin Raab: 09303 982-860