Mailen Sie noch oder arbeiten Sie schon?

März 2020 | Wirtschaftswoche | Unternehmertum

Mailen Sie noch oder arbeiten Sie schon?

Trotz digitaler Transformation und neuer Technologien wird die Hälfte der Arbeitszeit nicht produktiv genutzt. Die Folge: frustrierte und unzufriedene Mitarbeiter.

Günter Sandmann Head of Central Europe, Benelux and Nordics bei Workfront
workfront / Unternehmensbeitrag

Würden Sie als Arbeitgeber Ihrer Belegschaft zwei Tage pro Woche freigeben – einfach so? Vermutlich kam Ihnen sofort ein klares „Nein“ in den Kopf. Das könnte jedoch etwas voreilig gewesen sein, wie unsere aktuelle Studie „State of Work“ nun eindrucksvoll zeigt. Demnach verbringen Arbeitnehmer die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit unproduktiven Aufgaben. Dazu gehören etwa das Lesen und Prüfen beruflicher E-Mails,  was etwa 13 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit verschlingt. Langatmige Meetings kosten 10 Prozent, weitere 9 Prozent gehen aufgrund anderer betriebsnotwendiger, jedoch unproduktiver Aufgaben verloren. Unterm Strich könnten Sie Ihren Mitarbeitern also auch die zwei freien Tage pro Woche gönnen. Produktiv sind sie in dieser Zeit ohnehin nicht.


Das ist jedoch nicht das einzige Problem in deutschen Unternehmen, das unsere Studie aufzeigt. Die digitale Transformation scheint nicht überall zu gelingen. Denn 35 Prozent der Beschäftigten sagen, dass die Anzahl der Technologieanwendungen und -programme, die sie bei der Arbeit verwenden, ihre Produktivität verringert; und für ein knappes Drittel (30 Prozent) ist Produktivitätsverlust auf veraltete Technologien am Arbeitsplatz zurückzuführen. Arbeitnehmer in Deutschland sind daher mehrheitlich der Meinung, dass die am Arbeitsplatz genutzte Technologie überdacht werden sollte.

 

Arbeitsprozesse überdenken

 

Mehr Technik führt also nicht automatisch zu einer effizienteren Arbeitsweise. Das liegt unter anderem auch an dem Generationswechsel, der sich überall in den Belegschaften vollzieht. Denn die Generation Y, die zwischen 1981 und 1996 geborenen Millennials, ist teilweise bereits in Führungspositionen angekommen und hinterfragt kritisch Regeln und Prozesse. Wer das ignoriert, wird unzufriedene Mitarbeiter haben, die mit hohen Kosten verbunden sind. Denn Unzufriedenheit kann sich zum Burn-out steigern, dessen Schaden das Weltwirtschaftsforum heute bereits auf weltweit 322 Milliarden Dollar beziffert.


Millennials sind außerdem an schlanke und intuitive Technologien gewohnt. Kein Wunder, schließlich ist diese Generation genau wie die nachfolgende Generation Z mit mobilen oder cloudbasierten Anwendungen und Social Media aufgewachsen. Diese Erwartungshaltung wird auch auf den Arbeitsplatz übertragen. 94 Prozent der von uns befragten Studienteilnehmer gaben an, dass Informationen am Arbeitsplatz genauso einfach zu finden sein sollten wie bei Google. Dazu zählen auch Nachrichten von Kollegen oder Updates über laufende Projekte. Dass dies an ihrem Arbeitsplatz in der Regel nicht so ist, frustriert sie.

 

Wie moderne Arbeit funktionieren kann

 

Moderne Arbeit heißt heute also vor allem, dass Mitarbeiter sich auf ihre Arbeit konzentrieren können und Teams auf die strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind. Was den Arbeitsstil und das Look-and-Feel der Arbeitsmittel anbetrifft, so sollten diese sich daran orientieren, was Digital Natives von ihren privaten Anwendungen her gewohnt sind.


Die Einrichtung einer zentralen Informations- und Work-Management-Plattform kann hierbei unterstützen und sollte Ziel für das gesamte Unternehmen sein. Das lässt sich auch in kleinen Schritten realisieren. So könnte etwa die Work-Management-Plattform zunächst an einem Projekt innerhalb einer Abteilung beispielhaft getestet werden. Die dabei gewonnenen Erfahrungen lassen sich dann in einem weiteren, abteilungsübergreifenden Projekt fortschreiben – bis schließlich sukzessive das komplette Unternehmen umgestellt ist.


Ausgebremste Mitarbeiter sind eine verpasste Gelegenheit für Unternehmen. Deshalb ist es an der Zeit, dass Führungskräfte den neuen Arbeitsansatz ernstnehmen und konsequent verfolgen.

 


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