Smartes Büro

Dezember 2019 | Wirtschaftswoche | Der starke Mittelstand

Smartes Büro

Eine der größten Herausforderungen an vielen Arbeitsplätzen ist das Management von Information. Für Unternehmen muss Inhaltsgewinnung zum innovativen Prozess werden.

Illustration: Josephine Warfelmann
Lars Klaaßen / Redaktion

Zwei Jahre lang hat Geophysikerin Christiane Heinicke den Arbeitsplatz der Zukunft entwickelt – für Einsätze auf Mond und Mars. Das Labormodul am Zentrum für angewandte Raumfahrttechnologie und Mikrogravitation (ZARM) der Universität Bremen nimmt über Temperatur- und Drucksensoren an den Wänden, aber auch Pulsmesser, auf, wie die dort probeweise arbeitenden Menschen sich bewegen und wie es ihnen geht. Folgende Fragen will Heinickes Team damit beantworten: Entsprechen die Inneneinrichtung, Geräteauswahl, Klimaanlage, Beleuchtung, Akustik, sowie Material, Form und Positionierung der Arbeitsflächen den Anforderungen an einen langfristig nutzbaren Arbeitsplatz? Wäre das Labor auch mit körperlichen Einschränkungen – wie nach einem Unfall – noch nutzbar? Zudem wurde der Frage nachgegangen, inwiefern eine Künstliche Intelligenz die WissenschaftlerInnen bei ihrer Arbeit unterstützen könnte und was sie dafür leisten müsste. Für letzteres wurde ein provisorischer Sprachassistent eingesetzt und die Kommunikation zwischen ihm und der Crew aufgezeichnet.

Einige Erkenntnisse dieses Forschungsprojekts werden künftig vielleicht auch die Ergonomie irdischer Arbeitsplätze verbessern. Doch im Büro sind die Herausforderungen bislang anderer Natur. Zu den größten gehört das Management von Information. Die Zahl der Tools, die uns hierbei unterstützen, hat in den vergangenen Jahren rapide zugenommen: E-Mail, Slack, WhatsApp, LinkedIn, Trello, Dropbox …jedes einzelne soll die Zusammenarbeit vereinfachen und die Produktivität erhöhen. „Wenn wir aber genau hinsehen, dann stehen die meisten vor der Herausforderung, überhaupt erstmal zurückliegende Informationen zu finden und auf diese zuzugreifen“, sagt Vanja Misic, User Experience Lead im Bereich WorkSpace Futures bei Steelcase, dem Hersteller von Büroeinrichtungen und Entwickler von Raumlösungen. Unsere Kommunikation ist unglaublich fragmentiert: Wir haben hier eine Unterhaltung, in der ein interessanter Satz gefallen ist, dort ein Dokument, das auf einem Share-Point gespeichert ist und dann noch einen Gesprächsverlauf in einem Messaging-Dienst. Das kann schnell überfordern.“

Um dieses Produktivitätsparadoxon zu lösen, sollten wir uns fragen, wie man die Historie der Inhalte abbilden könne, damit einerseits Informationen schnell gefunden, andererseits Unterhaltungen mittels Zeitstrahl nachvollziehbar wären, so Misic. „Das ist nicht nur eine Frage der eingesetzten Software, sondern auch eine Frage, wie Unternehmen Inhaltsgewinnung als einen innovativen Prozess sehen und diesen effektiv einsetzen, um Teams und Individuen zu informieren, zu unterstützen und zu guter Letzt helfen, weiteres Wissen zu generieren.“

In den letzten 20 Jahren haben große technologische Fortschritte den Nachrichten- und Informationsfluss auch erleichtert – und werden das weiterhin tun: „Mit AR und VR können wir künftig visuelle Ebenen generieren, die es uns ermöglichen, Informationsstränge räumlich visuell zu betrachten“, erklärt Misic. So ließen sich Streams aus sozialen Netzwerken, aus Messaging-Diensten oder von Share-Points nebeneinander betrachten und verarbeiten. „Letztendlich sollten wir alle Kanäle vereinheitlichen können – unabhängig davon, woher die Information stammt.“