Zukunft HR: Weg von der Verwaltungsstube!

September 2021 | Handelsblatt | Zukunft Deutschland

Zukunft HR: Weg von der Verwaltungsstube!

Personalabteilungen nutzen die Möglichkeiten der Digitalisierung häufig noch zu wenig. Dabei sorgen sie für mehr Effizienz – und schaffen Raum für die Kernaufgaben der HR.

Wieland Volkert, Country Manager Central Europe und Niederlande, UKG
UKG / Beitrag

Über Branchen und Unternehmensgrößen hinweg hat in deutschen Firmen die Digitalisierung Einzug gehalten. Doch ausgerechnet eine zentrale Abteilung arbeitet sehr oft noch mit veralteten Mitteln: die Personalabteilung. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie “Digitalisierung im Personalwesen”, die im Frühjahr dieses Jahres von der IDG Research Services unter anderem in Zusammenarbeit mit UKG, dem neuen PeopleDoc, erstellt wurde. UKG ist ein führender globaler Anbieter von HCM-, HR-Service-Delivery- und Workforce-Management-Lösungen in der Cloud. Die Studie zeigt, dass bei über 91 % der Mitarbeiter aus der Personalabteilung Excel noch zum Alltag gehört. Spezielle Software wird vor allem nur in Kernbereichen der HR genutzt: Entgeltabrechnung (65,9 %), Zeiterfassung (62,8 %) und die digitalen Personalakten (55,8 %).

 

Mehr Zeit für zentrale Aufgaben

 

Dabei können moderne Lösungen HR-Mitarbeiter von weiteren Routineaufgaben entlasten und dadurch Freiraum für die eigentlich zentrale Aufgabe des Personalwesens schaffen: sich um die Anliegen der Mitarbeiter zu kümmern. Und damit auch das Image der Verwaltungsstube abzulegen. Dass dieser Wechsel nötig ist, belegt auch die Studie: 44,6 % der Befragten stimmten der Aussage zu, dass „die Rolle der HR sich zu einer People- und Skills-Enablement-Unit wandelt“.


Doch dafür müssen die Abteilungen entsprechend ausgestattet sein und die Mitarbeiter den nötigen Spielraum im Alltagsgeschäft haben. Nur so können sie sich zum Beispiel um die Employee Experience kümmern, also die Mitarbeitererfahrung von der Einstellung über die gesamte Zugehörigkeit bis zum Austritt aus dem Unternehmen. Diese hat erheblichen Einfluss auf die Motivation, Produktivität und Zufriedenheit des Personals. Das gilt auch für das Employer Branding und die Position auf dem Arbeitsmarkt: Mitarbeiter mit einer positiven Employee Experience sind die besten Botschafter, um den eigenen Arbeitgeber für Nachwuchstalente interessant zu machen. Ein wichtiger Kanal in Zeiten des Fachkräftemangels.

 

IT-Wissen befördert Prozesse

 

Warum aber geht die Digitalisierung der Personalabteilung nicht rascher voran? Fragt man die Personaler selbst, gehören zu den Top-Fünf-Herausforderungen „fehlende Digitalkompetenz“ und „Zusammenarbeit mit der IT“. Dabei verbessert mehr IT-Wissen bei Personalern nicht nur die eigene Arbeit.  Es lässt sie auch zur treibenden Kraft werden und die Digitalisierung der eigenen Abteilung voranbringen. Das Wissen um die Prozesse, die größten Potenziale und Stolpersteine liegt in der HR selbst. Hat sie das entsprechende Know-how in IT-Themen, verbessert dies auch die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung.

 

Viele Möglichkeiten in der Cloud

 

Geht es um die Bereitstellung von digitalen HR-Lösungen, zeichnet sich eine Tendenz zur Cloud ab: 29,7 % der Befragten gaben an, dass sie „sehr viele“ bzw. „viele“ Cloud-Services im Personalwesen nutzen, 33,6 % gaben „eher viele“ an. Dennoch gibt es auch Bedenken hinsichtlich der Sicherheit (52,9 %), des Datenschutzes (39,2 %)
und fehlenden technischen Know-hows (25,5 %).


Die Cloud kann die Digitalisierung im Personalwesen unkompliziert und skalierbar vorantreiben. HR-Lösungen aus der Cloud mit entsprechen-den Schnittstellen bieten eine Alternative zur aufwändigen Integration in eine heterogene Systemlandschaft – und um Wartung, Pflege und Sicherheit kümmern sich Lösungsanbieter und Rechenzentrumsbetreiber.


Auch in der Cloud rangiert die Entgeltabrechnung (47,2 %) als meistgenutzter Service auf dem ersten Platz. Ungenutztes Potenzial findet sich im Bereich Self-Service, wie bei der Einreichung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen oder Reisekostenabrechnungen. Dabei entlasten gerade solche Angebote die HR-Abteilung enorm. Zudem können arbeitsplatzbezogene Informationen einfach und zentral in einer Wissensdatenbank bereitgestellt werden.


Fazit: Die Digitalisierung der HR birgt also noch unausgeschöpfte Chancen, um aus der „Personalverwaltung“ eine strategische „People- und Skills-Enablement-Unit“ zu machen.

 

www.UKG.com
www.people-doc.de