Durch Corona kam Schwung in das Thema mobiles Arbeiten. War dies früher eher Freaks und Selbstständigen vorbehalten, galt es nun den Arbeitsalltag am Laufen zu halten. Blickt man über den Tellerrand, lassen sich für die Zukunft sicher gute Lösungen finden, sowohl zu Hause wie im Betrieb eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Laut einer Studie des Marktforschungsinstitutes Forsa gemeinsam mit der Krankenkasse KKH empfinden 70 Prozent der Befragten das Remote-Arbeiten als positiv. Dabei kommt es allerdings darauf an, wie die Arbeit in den Betrieb integriert ist. Außerdem wichtig: Das Homeoffice sollte nicht unter Kostengesichtspunkten gestaltet sein. Im Idealfall übernimmt der Arbeitgeber hierfür alle anfallenden Kosten oder stellt einen Finanzrahmen zur Verfügung. Nur in einem produktiven Umfeld kommen die Vorteile des Homeoffice vollends zur Geltung.
1. Schritt: Das Arbeitsumfeld
Als Erstes muss das Arbeitsumfeld zu Hause passen. Der Küchentisch oder das bequeme Sofa sind sicher allenfalls Zwischenlösungen, ein eigener Arbeitsraum ist für die meisten Tätigkeiten ein Muss. Als Alternative kann in einer kleinen Wohnung eine Arbeitsnische geschaffen werden, die ruhiges und konzentriertes Arbeiten ermöglicht. Wer einen Bürojob hat, genießt es mehrere Stunden, auf einem ergonomisch gut konturierten Stuhl zu sitzen, dies vermindert die Gefahr von Rückenschmerzen und hilft, die Konzentration möglichst lange zu halten. Bürostuhl und Schreibtisch sollten dabei den Anforderungen entsprechen, wie sie durch den Arbeitsschutz in Betrieben gegeben sind. Der Schreibtisch oder alternativ die Arbeitsplatte sollte eine Größe von 1,60 Meter mal 1 Meter aufweisen, dies sollte für die meisten Tätigkeiten reichen. Meist vergessen wird eine gute Beleuchtung des Arbeitsplatzes gerade in der dunklen Jahreszeit, schlechte Lichtverhältnisse schlagen sich in mangelnder Konzentration nieder.
2. Schritt: Die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes
Hierbei kommt es auf die Leistungsfähigkeit der technischen Geräte an. Ein Bildschirm ab etwa 27 Zoll oder ein entsprechend großer Laptop erleichtern das Arbeiten. Ebenfalls ist eine gute Kamera nötig, um bei Meetings Gesicht zu zeigen. Des Weiteren hat sich ein Headset bewährt, da die Hände frei zum gleichzeitigen Arbeiten bleiben. Und: Auch die Tastatur und Maus und das Pad sollten ergonomisch gestaltet sein, um längeres Arbeiten zu ermöglichen. Insgesamt sollte sich an Standards orientiert werden, die im Büro üblich sind. Ob dann noch ein Drucker benötigt wird, hängt von der Art der Arbeit ab.
Bei vielen Tätigkeiten ist auch eine leistungsfähige Internetverbindung entscheidend. Dies kann gerade im ländlichen Raum nicht immer gewährleistet werden. Heimarbeitsplätze brauchen meist höhere Download- und Uploadraten als Privatanschlüsse. Eine DSL-Leitung ist zwar in vielen Fällen schon vorhanden, reicht beim Remotearbeiten aber nicht immer. Wenn häufig Videokonferenzen stattfinden, größere Datenmengen transferiert werden müssen, stößt eine DSL-Verbindung schnell an die Grenzen. Zwar ist Glasfaser auch ein Thema in diesem Zusammenhang, aber ist längst nicht verbreitet verfügbar. In vielen Fällen bleiben zur zwei weitere Möglichkeiten: LTE oder 5G. Selbst in ländlichen Gebieten sind dann Datenraten zwischen 50 bis 500 MBit/s drin. Der Router versorgt dann alle benötigten Geräte mit WLAN oder LAN. Damit sind dann schnelle Internetverbindungen kein Problem. Einziger Wermutstropfen ist bei LTE manchmal noch die fehlende Stabilität.
3. Schritt: IT-Sicherheit im Homeoffice
Ein anderer Gesichtspunkt ist die Sicherheit vor kriminellem Datenzugriff. Zwar haben inzwischen viele Privatnutzer begriffen, dass ein Antivirenprogramm nötig ist; dies reicht nicht, wenn sensible Daten transferiert werden müssen. Hier ist eine andere Sicherheitsarchitektur notwendig. Das Zauberwort heißt VPN (Virtual Private Network). Ziel ist es, das Surfen im Internet für andere nicht sichtbar werden zu lassen. Mit diesem privaten virtuellen Netzwerk kann mit einem hohen Maß an Sicherheit mit dem Unternehmen kommuniziert werden. Dabei wird nicht ein Anbieter gewählt, der auch im privaten Umfeld genutzt wird, sondern eine Version, die vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. So kann dann sowohl vom Homeoffice wie auch auf Reisen ein Datenaustausch mit dem Arbeitgeber stattfinden. Eine Alternative – wenn auch nicht ganz so sicher – bietet die WPA2/WPA3-Verschlüsselung des Signals. Am besten ist die WPA3-Verschlüsselung, diese ist aber noch nicht überall umgesetzt. In jedem Fall muss die virtuelle Sicherheit mit dem Arbeitgeber oder Auftraggeber abgesprochen sein. Hier sollte auch geklärt werden, ob eine bestehende Cyberversicherung für das Homeoffice gilt.
4. Schritt: Arbeiten mit anderen
Um mit anderen zu arbeiten, sind zwischenzeitliche Meetings praktisch unerlässlich, um alle Informationen zu erhalten. Für regelmäßige Meetings und Konferenzen eignen sich Systeme von Microsoft Teams, Google Meet, Zoom oder Teamviewer. Am einfachsten handhabbar ist sicherlich die App von Google. Da praktisch jeder Surfer über ein Google-Konto verfügt, ist die Anwendung schnell umsetzbar. Dienen MS-Office-Grundlagen zum Arbeiten ist Microsoft Teams die bessere App, da hier problemlos die zu bearbeitenden Anwendungen gleich mit in das Meeting eingeblendet und verändert werden können. Und für Führungskräfte: Aufwendigere Projekte lassen sich über den Primavera von Oracle steuern. Diese Anwendung eignet sich für die Planung, Verwaltung, Ausführung, Priorisierung und forensische Analyse von Projekten und Portfolios. Einfachere Projektmanagementsoftware läuft bereits in vielen Browsern und damit lassen sich nicht nur kleinere Projekte gut erledigen. Die virtuellen Arbeitsräume von Asana, Trello oder Bitrix sind wohl die bekanntesten Softwarelösungen zu diesem Zweck. Über diesen Weg erhält jeder Teilnehmer Zugriff auf alle relevanten Projektdetails und beispielsweise auf Termine und eine Chatfunktion ist gleich mit dabei. Wird eine Arbeitszeiterfassung benötigt, so eignet sich die App des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) hierfür. Sie sendet per Mail die Arbeitszeit und Pausen automatisch an den Arbeitgeber.
