Manchmal sind Zahlungsausfälle nur lästig, nicht selten jedoch auch schwerwiegend. Fallen viele Zahlungen aus oder verspäten sie sich, ist die Liquidität des Unternehmens in Gefahr. Häufige Ursachen sind Probleme bei Geschäftspartnern, eine immer schlechter werdende Zahlungsmoral oder im schlimmsten Fall auch Betrug. In jedem Fall sollten Unternehmer sich die Aufgabe stellen, möglichen Zahlungsstörungen aktiv entgegenzuwirken, um selbst finanziell handlungsfähig zu bleiben. Im ersten Schritt müssen vorbeugende Maßnahmen gegen Zahlungsausfälle durchgeführt werden.
Das erste Augenmerk sollte der eigenen Vertragsgestaltung gelten. Gibt es hier Formfehler bei Verträgen, den AGB oder den Rechnungen, die findigen Schuldnern mehr Spielraum lassen? Dann müssen diese beseitigt werden. Wichtig ist eine Kundendatei, die alle Zahlungen und vor allen Dingen auch Zahlungsverzüge sammelt. Diese Daten sollten geprüft werden, denn Zahlungsunwillige oder Betrüger versuchen oft, ihre Identität zu verschleiern. Außerdem können mit diesen Daten schnell Mahnungen verschickt werden. Und: Durch eine gute Kundendatenbank ist es möglich, unerwünschte Kunden zu identifizieren und zu eliminieren.
Bei Neukunden ist dies natürlich nicht möglich, hier kann das interne Risikomanagement noch nicht vollständig greifen. Es müssen externe Quellen erschlossen werden, um Kundeninformationen zu beschaffen. Hier kann eine Bonitätsauskunft weiterhelfen. So sollte eine Anfrage bei einer der großen Auskunfteien, wie der SCHUFA, eingeholt werden. Auch ein Vorschuss ist eine denkbare Variante, allerdings je nach Branche eventuell unüblich. Auch andere Zahlungsabläufe sind denkbar, beispielsweise Lieferung gegen Nachnahme oder Einzugsermächtigungen bei wiederkehrenden Zahlungen.
Speziell bei gewerblichen Neukunden ist die Handelsregisterauskunft empfehlenswert, ein zusätzlicher Blick in das Schuldnerverzeichnis des Amtsgerichtes eine weitere sinnvolle Maßnahme. Eine Alternative für das Schuldnerverzeichnis ist das im Aufbau befindliche Vollstreckungsportal vollstreckungsportal.de, das allerdings noch nicht für alle Bundesländer verfügbar ist. Auch hier lassen sich Zahlungsprobleme durch Kunden erkennen. Gerade bei Neukunden kann auch eine Selbstauskunft weiterhelfen, wenn über andere Maßnahmen die Zahlungsfähigkeit nicht zu ermitteln ist. Hierzu muss der Geschäftskunde um eine Selbstauskunft zu seiner Bonität gebeten werden.
Besonders bei großen Auftragsvolumina ist es notwendig, dass der Kunde beispielsweise über Sicherheiten oder eigene Forderungen seine Zahlungsfähigkeit plausibel nachweisen kann. Eine weitere effektive Maßnahme ist der Eigentumsvorbehalt. So ist erst mit der Zahlung der vertraglichen Summe der Eigentumsübergang zum Kunden vollzogen. Wichtig ist auch eine Vertragsdokumentation durch Sammlung von Lieferungsunterlagen, Telefonnotizen, die Nachweise von ausgelieferten Waren und eventuell zusätzlich erbrachter Dienstleistungen. Diese Erfüllungsnachweise sind gerade bei späteren Streitfällen entscheidend.
