Effizienz bei Einkauf und Logistik ist heute vielleicht wichtiger denn je. Egal ob Tupfer, Kanüle oder Herzschrittmacher, der quantitative Nutzen durch Volumenbündelung in einem Einkaufsverband für Kliniken liegt auf der Hand und spiegelt sich im medizinischen Sachbedarf direkt im Produktpreis wider. Weniger offensichtlich ist hingegen der qualitative Nutzen einer Einkaufs- und Dienstleistungsgesellschaft wie der Comparatio für die angebundenen Kliniken, der sich hauptsächlich über eine leistungsfähige Datenlogistik erzielen lässt. Basis hierfür ist eine moderne, homogene und hochleistungsfähige IT-Infrastruktur. Denn gerade die administrative Überwachung der Verträge, von Mengenzusagen aus Vergabeverfahren und Bonifikationen ist sehr aufwändig. Allein Comparatio arbeitet aktuell mit ca. 500 Lieferanten zusammen und überwacht dabei ca. 1.600 individuelle Verträge. Vor der Einführung des neuen IT-Systems wurden die jeweiligen Vertragsspezifika in Listen festgehalten. Ein automatischer Abgleich zwischen diesen Daten und den tatsächlichen Lieferungen war da ebenso wenig möglich, wie ein dezentraler Zugriff in den Kliniken.
Diese Herausforderungen konnte die Comparatio mit der Einführung eines Vertragsmanagement-, Workflow- und Archivsystems lösen. So werden heute durch einen elektronischen Prozess die verschiedenen IT-Systeme der Akteure über standardisierte Schnittstellen verknüpft. Gleichzeitig werden dabei die relevanten Daten gesammelt und mit dem Ziel konsolidiert, diese den Beteiligten als Entscheidungsgrundlage wieder zur Verfügung zu stellen. Kurz: Die Key-Account-Manager und Einkäufer an den Klinikstandorten können nun ebenso wie die Mitarbeiter der Zentrale der Einkaufsgemeinschaft per Webbrowser auf das System und damit auf die für sie wichtigen Daten zugreifen.
Sicher, die administrativen Prozesse in den Kliniken der Comparatio Einkaufsgemeinschaft müssen einmalig eingerichtet werden. Anschließend ist der Vorteil der vereinfachten und vereinheitlichen Prozesse jedoch sehr schnell und vor allem deutlich spürbar, wie auch Klaus Fischer, kaufmännischer Direktor des Universitätsklinikums Regensburg bestätigt: „Die homogene Datenlogistik ermöglicht eine lückenlose und transparente Abbildung des Vergabeprozesses in unserem Haus.“
IT-technisch verbergen sich drei Datenkreisläufe hinter dem System von Comparatio. Im Datenkreislauf zwischen Klinik und Lieferant wird der Bestellprozess über eProvider abgebildet. Außerdem werden im Nachgang an die Bestellung Dokumente wie Lieferschein und Rechnung in elektronischer Form ausgetauscht – alles vollautomatisch. Im zweiten Datenkreislauf zwischen den Lieferanten und der Comparatio werden Informationen zum Beispiel über Verbrauchsmengen und Umsätze übermittelt. Und zu guter Letzt stellt Comparatio den Kliniken über den sogenannten SAP-Connector relevante Daten zur Verfügung und importiert auf Basis des SAP Business Warehouse über das Einkaufs-Informations-System (EIS) die relevanten Daten in ihr System. Besonders stolz ist man bei Comparatio darauf, dass man es geschafft hat, sämtliche Kreisläufe so zu gestalten, dass sie miteinander interagieren.
Zudem sichert ein nach DIN:ISO 9011 zertifiziertes Qualitätsmanagement den beteiligten Kliniken der Comparatio neben einem hohen Qualitätsstandard, transparente Arbeitsprozesse, einheitliche Dokumente und vor allem eine einheitliche Dokumentation. „Dies ist auch notwendig, um die Einhaltung des spezifischen rechtlichen Ordnungsrahmens von öffentlich-rechtlichen Gesundheitseinrichtungen und der Health Care Compliance in den gemeinsamen Projekten sicherzustellen“, so Dr. Sebastian Freytag, Vorstand Wirtschaftsführung und Administration der Universitätsmedizin Göttingen und Geschäftsführer der Comparatio. Doch trotz der beeindruckenden Meilensteine, die bisher schon erreicht wurden und die in den Kliniken des Comparatio Einkaufsverbunds zu erheblichen Erleichterungen in den administrativen Abläufen geführt hat – ausruhen will man sich auf den bisherigen Leistungen nicht, wie Dr. Freytag weiter ausführt: „Künftig kann auch das Stammdatenmanagement der Kliniken innerhalb der Comparatio gebündelt werden. Dies schafft Ressourcen, die an anderer Stelle im Klinikum eingesetzt werden können, so dass sich unterm Strich mit einer Erhöhung der Transparenz im Verbund insgesamt auch die Wirtschaftlichkeit der Prozesse im Einkauf erhöht.“
Zudem unterstreicht die Comparatio in einem aktuellen Projekt ihren strategischen Anspruch, beteiligten Kliniken einen Mehrwert jenseits optimierter Einkaufsabläufe zu bieten und ist damit mit einem singulären Leistungsangebot auf dem deutschen Klinikmarkt unterwegs. Mit der Universitätsmedizin Göttingen sind Instrumente und Verfahren eines erweiterten Monitorings entwickelt worden, die die Überprüfung der Wirksamkeit von Einkaufs- und Produktentscheidungen durch Projektion auf die medizinischen Prozesse ermöglichen. Im Fokus steht der gesamte medizinische Sachbedarf spezifischer Versorgungsketten und nicht etwa nur einzelne Produkte. Dieser qualitative Mehrwert durch Comparatio im Sinne eines Rentabilitätsvergleichs der Kliniken führt dazu, Handlungsfelder auf fachlichen Bereichsebenen zu identifizieren und zu bearbeiten. Denn Fakt ist, dass die Notwendigkeit einer ökonomisch getriebenen Führung der Kliniken weiter zunehmen wird und hier kann der medizinische Sachbedarf einen wesentlichen Beitrag leisten, ist man bei Comparatio überzeugt. Und auch für die Patienten ist dies eine positive Entwicklung, wie Dr. Freytag und Klaus Fischer unisono erklären: „Das Konzept, das aktuell im Einsatz ist, zielt darauf ab, Sachkosten zu reduzieren, ohne dass nachteilige Konsequenzen für die Qualität der Behandlung entstehen. Und darauf kommt es aus unserer Sicht letztendlich an.“
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