Kein Putz an den Wänden, stattdessen roher Backstein. Junge, hippe Männer sitzen vor riesigen Monitoren und reiben sich nachdenklich den Rauschebart. In den Räumen von Vimcar sieht es genau so aus, wie man sich das bei einem Berliner Start-up vorstellt. Dabei hat das Unternehmen seinen Status als Start-up soeben verspielt: Die Deutsche Bahn hat 1.000 ihrer Dienstwagen mit dem elektronischen Fahrtenbuch der Berliner ausgestattet. Damit zeigt der Neuling, dass seine Lösung auch in Konzernstrukturen funktioniert.
Das Telematiksystem der Berliner übermittelt die Fahrzeugdaten automatisch an eine zentrale Software. Mitarbeiter, die mit dem Firmenwagen oder einem Auto aus dem Fahrzeugpool unterwegs sind, mussten bisher Kilometerstände, Ziele und Zeiten manuell ins Fahrtenbuch eintragen. Nun übernimmt das der Computer. Fahrer und Fuhrparkleiter müssen gar nichts tun. Sie erhalten ohne weiteres Zutun eine finanzamtkonforme Dokumentation der betrieblichen Fahrzeugnutzung, so Vimcar. Interessant ist auch die Begründung, warum der Auftrag der Bahn ausgerechnet an Vimcar ging: Ausschlaggebend seien die „umfangreichen Datenschutzmaßnahmen“ gewesen sowie „die Rechtssicherheit der Vimcar-Produkte, die den Ansprüchen von Entscheidern, Betriebsrat und Datenschutzexperten gerecht werden“.
Ein vernetztes, elektronisches Fahrtenbuch mag angesichts der fortschreitenden Digitalisierung der Welt als kleiner Schritt erscheinen – für Dienstreisende wie Flottenmanager ist es ein großer Sprung in die Zukunft. Dass neben Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit auch der Datenschutz Priorität genießt, liegt auf der Hand. Wer möchte schon sein gesamtes Bewegungsprofil offenlegen? Und es geht, natürlich, um die Steuer. Selbstständige, die ihr privates Fahrzeug dienstlich nutzen, Arbeitnehmer, die ein Dienstfahrzeug privat nutzen, Dienstreisende, die intermodal und international unterwegs sind – sie alle bewegen sich in einem undurchschaubaren Dickicht aus steuerlichen Regelungen, das jedes Jahr an Komplexität gewinnt. Und das ist nur der Anfang. Das klassische Fuhrparkmanagement wird sukzessive durch ein intermodales Mobilitätsmanagement ersetzt.
Wer in Europa unterwegs ist, möchte entspannt mit dem Flieger ankommen und am Flughafen in ein Dienstfahrzeug umsteigen. Das könnte ein Auto sein, aber auch ein öffentliches Verkehrsmittel. Oder ein Fahrrad. Warum nicht: Die Steuerbehörden haben das Rad dem Auto in puncto Arbeitsweg längst gleichgestellt. Wird ein Fahrrad für den Weg ins Büro genutzt, kann der Weg mit 30 Cent pro Kilometer angesetzt werden – wie auch beim Auto.
Bei Dienstfahrten ist das anders. Dort lassen sich nur noch die tatsächlich entstandenen Aufwendungen ansetzen, also die Anschaffungskosten, verteilt über die Nutzungsdauer, entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil. Eine höchst komplexe Rechnung. Wer dann noch ein Elektrofahrrad nutzt, muss unterscheiden, ob das Fahrrad verkehrsrechtlich als Fahrrad (Pedelec) oder als Kraftfahrzeug (S-Pedelec, E-Bike) einzustufen ist. Letztere sind Elektro-Fahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt. In diesem Fall kann eine Dienstreisepauschale von 20 Cent je Kilometer abgesetzt werden.
Übrigens: Auch der Fußweg zur Arbeit ist bares Geld wert. Walking zum Dienst ist nicht nur gesund, es darf ebenfalls mit 30 Cent pro Kilometer angesetzt werden. Höchste Zeit für eine allumfassende, vernetzte, intermodale, finanzamtkonforme und sichere digitale Mobilitätslösung für alle Fragen.
Illustration: Ivonne Schulze
