Ein starkes Duo

Mai 2016 | Capital | Business Travel

Ein starkes Duo

Mobile Reisebegleiter und persönlicher Service machen die Geschäftsreise erfolgreich

HRS / Unternehmensbeitrag

Das Handy ist bei der Geschäftsreise nicht mehr wegzudenken – und auch vor der Reise etablieren sich Apps zunehmend für die Suche und das Buchen von Hotels, Flügen oder Mietwagen. Termine und Meetings werden kurzfristig verlegt, verlängert oder abgesagt, was Flexibilität vom reisenden Mitarbeiter erfordert. HRS registriert weltweit ein starkes Wachstum bei Buchungen mit Smartphones und Tablets  „Rund 40 Prozent der Suchanfragen kommen bereits über den mobilen Kanal“, erklärt Tobias Ragge, Geschäftsführer von HRS.

Mobile Apps sind immer als Begleiter dabei – vor, während und nach dem Hotelaufenthalt

HRS
vereinfacht mobile Buchungen mit speziellen Funktionen für Firmenkunden. Die HRS Corporate App bietet Features wie die Hotelsuche anhand vorgespeicherter Firmenstandorte, Kartenfunktion sowie die Anzeige verhandelter Firmenraten und deren Buchbarkeit im jeweiligen Hotel. Für die Bezahlung stehen sämtliche firmenspezifischen Optionen zur Verfügung, mit vordefinierten und detaillierten Bezahl- und Abrechnungsmethoden. Zudem können Hotelbuchungen direkt mit dem Kalender des Mobilgerätes verknüpft werden. Dank des Business Tarifs und Flex Tarifs bleiben Geschäftsreisende dabei voll flexibel, da sie Buchungen bis 18 Uhr am Anreisetag kostenlos storniert können. Darüber hinaus macht HRS mit „Smarthotel“ den Hotelaufenthalt für den Gast noch bequemer. Kunden, die die HRS-App auf ihrem Smartphone installiert haben, können mobil im Hotel einchecken. Wünsche oder Vorlieben für den Aufenthalt können sie im My HRS Profil hinterlegen und dem Personal automatisch mitteilen. Beim Betreten des Hotels erkennt ein Bluetooth-Empfänger den Gast und übermittelt die Informationen an ein Tablet an der Rezeption – dort wird automatisch der Meldeschein mit den entsprechenden Daten ausgedruckt. Anstehen und Ausfüllen per Hand entfallen. Zusätzlich kann der Nutzer seine persönlichen Präferenzen für den Hotelaufenthalt in der App hinterlegen (z.B. Allergiker-Bett, Late-Check-out, etc.). Beim Check-in übermittelt die App diese automatisch an die Hotelmitarbeiter, die dann vor und während des Aufenthaltes auf die Wünsche des Gastes besser eingehen können.

Mobiles Bezahlen entlastet den Reisenden und die Reisestelle

Als nächstes wird auch der Check-out über das Smartphone möglich sein. Der Gast kann dann seine Hotelrechnung sicher und schnell per App bezahlen und angeben, ob er diese privat oder geschäftlich abrechnen möchte. Die jeweilige Rechnungsadresse kann er im Profil hinterlegen, der Beleg kommt anschließend per E-Mail. Dies ist insbesondere für Geschäftsreisende eine Entlastung, die zunehmend auf Belege in Papierform verzichten möchten. Mobile Hotelbuchungen werden vollständig für die Gesamtauswertung erfasst. Durch diese einfachen Schritte wird die Akzeptanz für das Hotelprogramm des Unternehmens erhöht. Zudem kann der Mobile Special Tarif als zusätzliche buchbare Rate die direkten Kosten senken. Den Tarif nutzen Hotels gezielt, um ihre Restkapazitäten an Geschäftsreisende und Kurzentschlossene zu vermarkten.

Falls die Technik an Grenzen stößt, steht der persönliche Kontakt rund um die Uhr zur Verfügung

Und falls der mobile Begleiter an seine Grenzen stoßen sollte, hat HRS mit „Travel Care“ den persönlichen Kundenservice für registrierte Nutzer um weitere Vorteile erweitert. Denn bei aller Sorgfalt können trotzdem hin und wieder Reklamationen auftreten. In diesem Zusammenhang garantiert HRS den My HRS Kunden, sich spätestens innerhalb von 24 Stunden auf jedes Anliegen zurück zu melden. Innerhalb weiterer 48 Stunden klärt das Hotelportal den Fall. Bei einem Erstattungsanspruch gegen das Hotel tritt HRS in Vorkasse, damit der Kunde schnell sein Geld zurück erhält und sich nicht weiter darum kümmern muss. Dies macht „Travel Care“ zum schnellsten Kulanzservice unter den Hotelportalen – von der Buchung bis zur Abreise.

Typische Kulanzfälle sind beispielsweise Überbuchungen oder Qualitätsmängel während des Aufenthalts. Ist das Hotel überbucht, vermittelt HRS dem Kunden auf Wunsch ein anderes Hotel und übernimmt etwaige Mehrkosten. Bei Qualitätsmängeln prüft HRS in Absprache mit dem Hotel einen Erstattungsanspruch für den Kunden. Einen Mangel, also eine erhebliche Abweichung von der gebuchten Leistung, müssen Kunden innerhalb von 24 Stunden beim „My HRS“ Kundenservice melden. Dort prüfen die Mitarbeiter jeden Fall einzeln mit dem Kunden. Das Service-Team steht dafür rund um die Uhr und sieben Tage pro Woche zur Verfügung – unter einer Kölner Telefonnummer (0221 / 2077 4663) statt einer teuren Servicerufnummer, wie sie in vielen Branchen üblich ist. Diese Nummer steht exklusiv registrierten Kunden („My HRS“) zur Verfügung, um eine schnelle Bearbeitung zu garantieren.
 

Mit dieser Kombination aus mobilem Begleiter vor Ort und einem persönlichen Ansprechpartner in Köln sollte jede Geschäftsreise glatt über die Bühne gehen.
 

Weitere Informationen unter www.hrs.de